Medistim Norges overholdelse av åpenhetsloven
Innholdsfortegnelse
1. Introduksjon
1.1 Definisjoner og forkortelser
1.2 Dokumenter
2. Bærekraftig forretningspraksis og etisk handel
3. Aktsomhetsvurdering
4. Analyse -og kartlegging
5. Fremtidige forbedringsaktiviteter og tiltak
1 Introduksjon
Medistim Norge AS er datterselskap av det børsnoterte norske selskapet Medistim ASA.
Selskapet har siden 1984 vært forhandler av medisinsk utstyr og forbruksmateriell innen flere kirurgiske disipliner og oftalmologi på vegne av et stort antall internasjonalt anerkjente produsenter. Medistim Norge representerer et bredt spekter av produkter innen nevro-, plastikk-, hjerte-/kar- og generell kirurgi, urologi og oftalmologi.
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Det betyr at både Medistim Norge og andre bedrifter nå må være mer åpne og transparente om hvordan virksomheten vår påvirker verden rundt oss. Åpenhetsloven skal bidra til at vi reduserer risikoen for at virksomheter forårsaker eller medvirker til brudd på menneskerettigheter. Den bidrar også til at vi nå gjør vårt for å sikre anstendige arbeidsforhold hos våre leverandører og hos våre eiere, samt hos oss selv.
Loven skal fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette gjelder for egen virksomhet, leverandører og verdikjeden til leverandørene. Loven pålegger blant annet virksomhetene til å gjennomføre såkalte aktsomhetsvurderinger, for å forstå risikoen for eventuelle brudd – og sette inn tiltak der det er nødvendig. Videre så har virksomheten en plikt til å informere om hva som er lagt til grunn ved aktsomhetsvurderingene og resultatene av disse.
Medistim konsernet har et veletablert system for styring av selskapet, som inkluderer Medistim Norge og andre datterselskaper. Medistim Norge har gjennomført due diligence vurderinger og kvalifisering av sine leverandører i mange år, og har den siste tiden styrket sine rutiner og prosedyrer ytterligere.
1.1 Definisjoner og forkortelser
OECD: Organization for Economic Cooperation and Development
ILO: International Labour Organization
1.2 Dokumenter
FORM-141. Supplier self-evaluation.
SOP-142. Prosedyre for valg, godkjenning og kontroll av leverandører
Leverandørgodkjenninger. /GroupsNorge/600/Kvalitet/Leverandører
FreedomHouse. Freedom in the world 2022.
POL-229. Anti-corruption Manual for Medistim konsern
POL-230. Ethical Guidelines for employee and representatives of Medistim konsern.
Åpenhetsloven. Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
2 Bærekraftig forretningspraksis – og etisk handel
Medistim Norges rammeverk for god forretningsatferd inkluderer etiske retningslinjer og en anti-korrupsjonsmanual som sammen skal sikre etterlevelse og bærekraftig drift på tvers av selskapet og dets forsyningskjede. Den danner selskapets grunnlag for etiske prinsipper, og er med på å bygge den kulturen vi ønsker å ha i Medistim Norge.
De etiske retningslinjene, som sist ble oppdatert i 2023, bygger på sentrale FN og ILO (International Labour Organization) konvensjoner og prinsipper for menneske- og arbeidsrettigheter, og reflekterer Medistim Norges verdier og syn på etisk forretningsadferd.
Retningslinjene tydeliggjør Medistim Norges forventninger til ansattes oppførsel og dekker områder som diskriminering og trakassering, rusmisbruk, konfidensialitet og beskyttelse av informasjon, personvern, interessekonflikter, kommunikasjon, innsideinformasjon og varsling. Medistim Norge er forpliktet til en nulltoleransepolitikk for korrupsjon, som betyr at selskapet motsetter seg strengt alle former for korrupsjon. Anti-korrupsjonsmanualen beskriver og forklarer selskapets anti-korrupsjonspolicy og hvordan ansatte skal opptre for å unngå ulovlige eller uetiske situasjoner i forhold til eksisterende og nye forretningspartnere.
De etiske retningslinjene (POL-230) og Anti-korrupsjonsmanualen (POL-229) gjelder for alle Medistim ansatte, inkludert datterselskaper og styre, og er gjennom kontraktsmessige forhold også gjeldene for utenlandske distributører. Brudd på retningslinjene kan få konsekvenser for arbeids- eller partnerforholdet.
Medistim Norge kjøper inn ferdig tilvirkede produkter for videresalg i det norske helsemarkedet. Det er viktig at Medistim Norge kan være sikker på at egen virksomhet, samt våre leverandører av varer, driver sin virksomhet uten at dette går på bekostning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Medistim Norge har et Quality Management System (QMS) i henhold til ISO 9001:2015. De ulike policyene og prosedyrene knyttet bl.a. til åpenhetsloven i dette styringssystemet, er godt forankret i Medistim Norges ledelse.
Per 22. juni 2023 har Medistim Norge ikke identifisert særskilte risiko i forhold til leverandører, og det er ikke identifisert noen brudd på etiske retningslinjer eller anti-korrupsjons-manualen. Det er ikke mottatt bekymringsmeldinger eller rapportert hendelser gjennom varslings kanalen eller via andre kilder.
3 Aktsomhetsvurdering
Aktsomhetsvurderinger er viktige begrep i åpenhetsloven, og er summen av risikoanalyser, kartlegging og tiltak.
Medistim Norge kjøper i hovedsak ferdig tilvirkede varer fra flere leverandører, fra inn – og utland. Leverandørene er kategorisert etter skalamodell; A, B, C og M.
A-leverandører representerer ca 80% av selskapets omsetning. B-leverandører utgjør vel 15%, mens C utgjør resterende og omhandler også skaffevarer. Leverandører i kategori M er i utprøvingsfase.
For å oppfylle kvalitets- og myndighetskrav har Medistim Norge etablert en prosedyre for valg, godkjenning og kontroll av leverandører (SOP-142) som inkluderer en metode for leverandørkvalifisering. Leverandører må fylle ut et Supplier Self Evaluation-spørreskjema (FORM-141). Skjemaet er redesignet i 2023, for bl.a. å fange opp de etiske forhold hos våre leverandører, og i tillegg dekke øvrig kvalitetsrelatert informasjon. Tilbakemelding fra leverandører vurderes i hvert tilfelle, og eventuelle merknader og andre oppfølginger anføres i skjemaet Leverandørgodkjenninger, for evt videre oppfølging der det er tilfelle.
Vurderinger av eksisterende leverandører er i hovedsak et kontinuerlig samarbeid mellom salgssjefer og innkjøp/logistikk. I 2023 er det foretatt en grundig kartlegging av hovedsakelig A & B leverandører, særskilt for å vurdere leverandørenes forretningsatferd inkludert etiske retningslinjer og en anti-korrupsjon. For å overholde de nye kravene i Åpenhetsloven har Medistim Norge vurdert sine leverandører i henhold til dimensjonen risiko for brudd på prinsippene, som er nedfelt i våre retningslinjer for etiske og antikorrupsjon.
Leverandørenes svar i «Supplier Self Evaluation-spørreskjema (FORM-141)», er benyttet for å kartlegge risiko og tiltak.
4 Analyse -og kartlegging
A leverandører er leverandører Medistim Norge kjøper de fleste varer fra, og representere til sammen ca. 80% av selskapets omsetning.
B leverandører representerer innkjøp for ca. 15% av selskapets totale omsetning i 2022. Leverandører er i hovedsak lokalisert i Europa, USA.
5 Fremtidige forbedringsaktiviteter og tiltak
Medistim Norge har lagt ned mye arbeid i å sikre menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (etisk handel) for ansatte og forretningsrelasjoner i mange år, og vil fortsette å gjøre det fremover. Medistim Norge handler ferdig tilvirkede varer fra markeder hvor menneskerettigheter, arbeidslover og prinsipper for eierstyring og selskapsledelse er høyt respektert. Leverandører som har underleverandører i markeder som historisk sett har vist seg å ha mindre utviklede systemer rundt disse temaene, monitorers og vurderes oftere sett i lys av fremtidig samarbeid.
Medistim Norges fokus vil derfor rettes mot landene som objektive organer som Freedom House har identifisert som markeder med høy risiko for brudd på slike viktige prinsipper. Medistim vil fortsette å utføre risikovurderinger av leverandører, forretningspartnere og tjenesteleverandører.
Medistim Norges prosedyrer for leverandør- og distributørkontroll og metoder for kvalifisering er under kontinuerlig evaluering og forbedring. Gjeldende praksis kan derfor endres for å videreutvikle og optimalisere leverandør- og distributørkontrollen for ytterligere tilpasning til åpenhetsloven.
Oslo, 28.juni 2023
Styret og Administrerende Direktør i Medistim Norge AS